Förra veckan satt jag i ett möte med en säljchef. Han var frustrerad. Inte på sina säljare. Utan på situationen.
"Vi har investerat i HubSpot. Men ingen använder det."
Jag frågade varför.
"Alla har sina egna system. Excel. Anteckningsböcker. En kör med Google Sheets. En annan med någon app han hittade. Vi har 40 säljare och 40 olika sätt att jobba."
Det här är inte ovanligt. Faktiskt är det mer regel än undantag.
Ett företag köper ett CRM. Betalar för licenser. Genomför implementering. Kanske till och med kör utbildning.
Och sen händer... ingenting.
Säljarna fortsätter som tidigare. Systemet blir en administrativ börda istället för ett verktyg. Data finns överallt. Och ingenstans.
Säljchefen kan inte se vad som händer i pipelinen. Prognoser blir gissningar. Uppföljning blir omöjlig.
Under de senaste sex månaderna har vi jobbat med två olika företag. Båda använder HubSpot. Båda har telefon som sitt huvudsakliga outreach-verktyg.
Båda hade samma problem: Ingen av dem kunde ringa genom systemet.
Inte för att HubSpot inte kan hantera samtal. Utan för att ingen hade hjälpt dem sätta upp det. Ingen onboarding. Ingen implementering av telefonfunktionen. Inget stöd.
Så vad händer? Säljarna ringer från sina mobiler. Noterar kanske samtalet i telefonen. Eller i ett anteckningsblock. Kanske loggar de det i HubSpot efteråt. Men oftast inte.
Då är det ju klart att de provar något annat.
Det är inte motstånd. Det är inte lathet. Det är rent självbevarande. De måste få jobbet gjort och systemet hjälper dem inte.
Ett annat exempel: Ett företag hade köpt HubSpot för prospektering. Men ingen hade definierat vad som räknades som en kvalificerad lead. Säljarna tolkade det olika. Några la in allt. Andra ingenting. Datan blev meningslös.
Problemet är sällan tekniken. HubSpot fungerar utmärkt. Det gör Salesforce. Och Pipedrive. Och alla andra CRM-system.
Vi ser samma mönster oavsett vilket system företag använder. Salesforce med alla sina möjligheter. Pipedrive med sin enkelhet. HubSpot med sin integration. Det spelar ingen roll vilket du väljer om grundproblemet inte är löst.
Problemet är uppdelat i två delar:
Del 1: Tekniken är inte konfigurerad för hur ni faktiskt jobbar.
Ni ringer? Då måste telefonfunktionen vara uppsatt, testad och fungerande innan säljarna förväntas använda den.
Ni mejlar? Då måste mailintegration funka smidigt, inte kräva fem klick extra.
Ni bokar möten? Då måste kalenderfunktionen vara synkad och enkel.
Om det grundläggande inte fungerar, spelar inget annat roll.
Del 2: Ingen har satt upp tydliga regler för hur man jobbar.
Ingen har definierat vad prospektering egentligen innebär i just den här organisationen. Vilka steg ingår? När ska något registreras? Hur följer man upp? Vad är en kvalificerad lead?
Utan struktur blir systemet meningslöst. Och när systemet är meningslöst väljer säljarna sina egna lösningar. För de måste ju få jobbet gjort.
"Jag vill bara ha ett system som är enkelt och fungerar."
Det han menade var inte ett nytt verktyg. Eller fler funktioner. Eller bättre integration.
Han ville ha:
Tydlighet. Alla ska veta exakt hur man jobbar med prospektering. Från första kontakt till avslut.
Fungerande teknik. Om säljarna ska ringa genom systemet, måste de faktiskt kunna ringa genom systemet. Inte "i teorin kan", utan "det funkar när jag trycker på knappen".
Enkelhet. Inga onödiga fält. Inga komplicerade processer. Bara det som faktiskt behövs för att göra jobbet.
Adoption. Ett system som säljarna faktiskt använder. Frivilligt. För att det hjälper dem att sälja mer.
Insyn. Möjlighet att se vad som händer utan att behöva jaga information från 40 olika håll.
Här är sanningen: Du kan byta CRM-system hur många gånger du vill. Resultatet blir detsamma om du inte fixar grundproblemet.
Strukturen måste komma först. Processen. Reglerna. Men också den faktiska konfigurationen.
Ett system som inte stödjer hur säljarna jobbar är värdelöst. Oavsett hur avancerat det är.
Vad är en lead hos er? Hur kvalificerar ni? Vilka steg ingår i säljprocessen? När flyttar man en deal framåt? Vad krävs för att stänga?
Och framför allt: Fungerar de verktyg säljarna behöver använda varje dag?
När det är definierat OCH konfigurerat blir tekniken plötsligt enkel. För då vet alla vad som förväntas och systemet faktiskt stödjer arbetet istället för att störa det.
Om du känner igen dig i det här, börja här:
Kartlägg verkligheten. Hur jobbar säljarna idag? Inte hur det står i handboken, utan hur det faktiskt går till. Ringer de? Mejlar de? Bokar möten?
Konfigurera systemet för verkligheten. Om de ringer, se till att telefonfunktionen fungerar. Testa den. Låt säljarna testa den. Fixa det som inte funkar.
Definiera processen. Inte den perfekta processen. Den som faktiskt fungerar för er verksamhet.
Sätt tydliga regler. Vad ska registreras? När? Av vem? Vilka fält är obligatoriska? Vilka är frivilliga?
Förenkla systemet. Ta bort allt som inte används. Varje fält, varje steg, varje funktion som inte tillför värde är i vägen.
Involvera säljarna. De ska inte bara följa processen. De ska förstå varför den finns och hur den hjälper dem. Och de ska få vara med och påverka så att systemet faktiskt stödjer deras sätt att jobba.
Efter mötet mailade säljchefen. De skulle börja om från början. Inte byta system. Utan bygga strukturen först.
Konfigurera de funktioner säljarna faktiskt behöver. Testa att de funkar. Definiera hur de jobbar. Förenkla processen. Få alla på samma spår.
Då kan HubSpot göra exakt det det ska: stödja säljprocessen istället för att störa den.
Tekniken är sällan problemet. Avsaknaden av struktur och fungerande konfiguration är det.
Känner du igen dig? Hör av dig om du vill prata om hur ni kan få ordning på er säljprocess.